メールの書き方と設定方法

メールを書き終わり，さあ送信． その前にもう一度， 自分の書いたメールを読み返してみましょう． そのメールを読む人の立場に立って読み返してみてください． 読みやすいものになっていますか?

• 余計な引用が多く読みにくくなっていませんか?
• 変なところで改行されていたりして，読みにくくなってはいませんか?
• 文字がピッチリつまりすぎていて，読みにくくなってはいませんか?
  一般的に，段落ごとに空行を入れると読みやすくなります．

また，読み手の立場に立って読み返すことにより， 誤字脱字，不適切な表現や意味不明な文章に気付くこともあります．

メーリングリストの場合， 自分が送信したメールもメーリングリストから配信されてきます． このメールをじっくりと読み直す必要はないかもしれませんが， ちらっと目を通すぐらいのことはした方がいいと思います． 後述する「自動折り返し機能」などにより， 送信時の意図とは違う形に整形されている場合があります． また，設定ミスにより文字化けなどが起こっている場合もあります．

一般的に，(引用される場合のことも考えて) 全角で30〜35文字程度で改行するのが良いとされています． 1行の長さが長すぎると， 読み手の環境によっては，おかしなところで折り返されてしまったり， 横スクロールしなければならなくなったりして非常に読みにくくなります． 適切な位置で改行することにより， みんなが読みやすいメールにすることができます．

あなたは横長のウィンドウでメールを読み書きしているかもしれませんが， 読み手も同じ環境とは限りません． 最も一般的と思われる環境を想定して， メールの書式を考えるように心掛けるべきでしょう．
最近では携帯端末でメールを読む人も多いかもしれません． その場合，30〜35文字でははみ出してしまい読みにくいかもしれません． といって，携帯端末に合わせて20文字程度で改行すると， 今度はパソコンを使っている多くの人にとって読みにくいものになってしまいます． 難しいところではありますが， メーリングリスト参加者の最も一般的な環境を考えて判断することになるでしょう．

上記のようなことから，メールソフトによっては， 指定した桁数で自動的に折り返す(改行する)機能が提供されている場合があります． しかし，

• 明示的に改行したところと，自動折り返しによる改行の二重の改行により， 非常に読みにくい状態になる．
  補足説明もご参照ください．
• 引用部分が自動折り返しによりぐちゃぐちゃになる．
  補足説明もご参照ください．

メールの引用は，どの部分に対する返答なのかを明確にし， 話の流れをわかりやすくするために行ないます． 引用は最低限に，かつ， わかりやすく行なってください． 本文の分量に比べて引用の分量が多い場合，たいていの場合引用が不適切です． 引用部分をもう一度見直してください． 逆に引用が少なすぎると，話がつながらなくなる場合があります． 適切な分量の引用を心掛けてください． 読み手の立場に立って読み返すことにより， 適切かどうかの判断ができると思います．

引用部分は，通常引用符合(">"など)を付けてわかりやすく区別します． 引用部分をさらに引用する場合は">>"のようになります． メールソフトによってはこのような処理がきちんと行なえないものがあるようです． Outlook Expressを使って書かれてメールには， 引用部分がボロボロのものがよく見受けられます． 引用符合が正しく付けられていないメールは， 非常に読みにくいものになります． きちんと処理のできないメールソフトをお使いの場合は， 手動で整形してから送信するようにしてください．

Outlook ExpressやNetscape Messengerでは， 「HTML形式」がデフォルトになっていたりします． 特にメーリングリストでは， 全員がHTMLに対応しているメールソフトを使っているとは限りません． また，メーリングリストでやり取りするメールでは，たいていの場合， HTMLによる表現力の向上は不要です． このようなことから，多くのメーリングリストでは， HTML形式のメールを禁止しています． HTML形式のメールは，送信者受信者両者の間で合意が取れた場合にのみ使用し， 通常は「テキスト形式」で送信するようにしましょう．

Subject(件名)などの「ヘッダ部分」には， 日本語(2バイト文字)は使えない決まりになっています． 日本語を使いたい場合は，「MIMEエンコード」という方法で， 1バイトコードに変換する必要があります． 多くのメールソフトは，MIMEエンコードの機能を持っていますので， 正しく設定することにより， ヘッダ部分にも日本語を使うことができるようになります．

メールの本文に日本語(2バイト文字)を使う場合， 文字コードは「JISコード」を使う決まりになっています． パソコンのファイルなどでは「シフトJISコード」を使用していますので， このことをご存じの方は「シフトJISが正しいのではないか」と思うかもしれませんが， メールでは「JISコード」を使用します． 文字コードを選択できるメールソフトがありますが， 正しく「JISコード」を選択するように注意してください．

バージョンにより多少異なりますが，Outlook Express 5の場合， 「ツール」→「オプション」→「送信」の設定を確認します．

• 「メールの送信形式」で「テキスト形式」の方をチェックする．
• 「テキスト形式の設定」で，
  • 「メッセージ形式」は「MIME」をチェック．
  • 「エンコード形式」は「なし」を選択．
  • 「8ビットの文字をヘッダーに使用する」のチェックを外す．
    これをチェックすると「8ビットのまま送信する」ことになります． 表現が紛らわしいのでご注意ください．
• 「送信時に自動的に文字列を折り返す」で適切な文字数を設定する．
  この機能をOFFにすることはできないので，OFFにしたい場合は， 最大値(132文字)を指定します． この場合，1行ごとに明示的に改行を入れる必要があります．

「編集」→「設定」→「メールとグループ」の設定を確認します．

• 「書式」で，
  • 「メッセージの形式」で 「メッセージの作成にテキストエディタを使用する」を選択．
  • 「HTMLメッセージを送信する場合」で 「メッセージをテキストのみに変換する」を選択．
• 「個人情報」で， 「メッセージにパーソナルカードを添付する」のチェックを外す (チェックされている場合)．
  このパーソナルカードは添付ファイルになりますので， Netscape Messengerを使っていない相手にとっては， 無意味なだけでなく非常に邪魔なものとなります．
• 「メッセージ」で， 「送信するテキストのみのメッセージを××文字で折り返す」を， 適切な文字数に設定する．
  この機能をOFFにすることはできないので， OFFにしたい場合は255などの大きな数字を入力します． この場合，1行ごとに明示的に改行を入れる必要があります．

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